Charte de coproduction

 
 
 

publié le 2 décembre 2013 (modifié le 4 décembre 2013)


Sommaire :
Vous pouvez cliquer sur un des thèmes principaux qui vous intéresse.

PRÉAMBULE

1 – ORGANISATION GÉNÉRALE DE LA COPRODUCTION

1.1. Les membres coproducteurs
1.2. Les instances de coproduction
1.3. Conditions de cessation de coproduction
1.4. Obligation de réserve

2 – DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

2.1. Propriété des informations
2.2. Mention obligatoire

3 – COPRODUCTION DE LA BANQUE DE DONNÉES URBAMET

3.1. Les principes de la coproduction

  • La sélection des informations
  • Les critères de production
  • Accès aux documents primaires

3.2. Le fonctionnement

  • Les activités de coproduction des différents membres
    • Rôle des membres coordonnateurs
    • Rôle des membres coproducteurs
  • Les commissions techniques
  • Rôle du comité éditorial de la banque de données
  • Rôle de l’administrateur
  • Rôle du centre serveur
  • Documentation technique

4 – COPRODUCTION DU SITE URBAMET .COM

PRÉAMBULE

L’association URBAMET valorise la production de ses membres au niveau national et international, notamment :

- par le développement et le suivi d’Urbamet.com, portail des professionnels
de l’urbanisme et de l’aménagement,

- par la constitution d’un fonds documentaire unique et contrôlé provenant de plus de 40 membres de l’association intervenant dans le domaine de l’urbanisme, de l’aménagement, de l’habitat et des transports. Ce fonds rassemble les références indexées de la littérature sur les thèmes pré-cités et en développant l’accès au texte intégral de ces références,

- par la diffusion de la banque de données Urbamet sur le Web dans le cadre de l’association européenne Urbandata, et pour un nombre limité d’années de publication, sur le site Urbamet.com,

- par la promotion assurée par l’association ou par chacun de ses membres lors de congrès, conférences de presse, plaquettes d’information, campagnes de présentation et de démonstration,

- par des accords passés avec d’autres producteurs de banques de données.

Cette Charte a pour objet de fixer les modes de production des réalisations de l’association URBAMET et des outils qui s’y rapportent, notamment :

  • la banque de données bibliographiques Urbamet,
  • le site Urbamet.com.

1 – ORGANISATION GÉNÉRALE DE LA COPRODUCTION

1.1. Les membres coproducteurs

? Membres coproducteurs de la banque de données Urbamet
Sont membres coproducteurs de la banque de données Urbamet tous les membres actifs qui alimentent la banque de données Urbamet. Leur travail est réalisé sous la coordination d’un membre coordonnateur désigné lors de l’adhésion.
Les membres coproducteurs s’engagent à fournir un nombre minimum annuel de 50 références bibliographiques.
Chacun des membres coproducteurs s’engage à respecter les règles spécifiques de la coproduction : sélection, indexation, transfert des notices, prêt des documents et/ou transfert du document numérique, participation aux commissions. (Cf 3.2.1. Rôle des membres coproducteurs)

? Membres coproducteurs du site Urbamet.com
Est membre coproducteur du site Urbamet.com, le membre actif qui prend en charge la responsabilité de la gestion d’au moins une rubrique et fournit des informations de contenu ou techniques nécessaires au développement du site. (Cf 4 La coproduction du site Urbamet.com)

? Membres coordonnateurs de la banque de données Urbamet
Sont membres coordonnateurs de la banque de données Urbamet les membres coproducteurs qui assurent l’assistance et la coordination du travail des membres coproducteurs qui leur sont affectés.
Ils assistent ces membres tant dans la partie alimentation de la banque de données Urbamet : centralisation, contrôle, corrections le cas échéant, et transmission des données sur le centre serveur, que pour servir de relais des autres activités de l’association. (Cf. 3.2.1. Rôle des membres coordonnateurs)

1.2. Les instances de coproduction

Plusieurs commissions techniques sont ouvertes aux membres désirant s’impliquer directement dans la vie de l’association. Un comité éditorial pilote le suivi de la banque de données et du site Urbamet.com.
Enfin, sur proposition du comité éditorial, des groupes de travail spécifiques peuvent être constitués à la demande, pour répondre à de nouveaux besoins exprimés.

  • 1.2.1. Commissions Techniques

Au moment de l’adhésion, les membres coproducteurs peuvent choisir de participer à l’une ou l’autre des Commissions Techniques :
1. Commission Partage des champs et Périodiques ;
2. Commission Thésaurus ;
3. Commission Formation ;
4. Commission Promotion ;
5. Commission Prospective ;
6. ……
Le coproducteur s’engage à participer régulièrement au moins à l’une des commissions techniques de l’Association. (cf. § 3.2.2)

  • 1.2.2. Sessions de formation

Chaque membre coproducteur de la banque de données doit obligatoirement participer à une session de formation à l’indexation au démarrage de sa coproduction et à une réunion annuelle de la Commission Partage des champs et Périodiques.

  • 1.2.3. Comité éditorial de l’association Urbamet

Le comité éditorial Urbamet fixe les règles de coproduction pour la banque de données bibliographiques Urbamet et pour le site Urbamet.com, sous l’autorité du bureau de l’association.
Les membres fondateurs sont les animateurs de ce comité. Ils peuvent demander l’assistance de membres coproducteurs si nécessaire.
Répondant au souhait du conseil d’administration, ce comité pilote la commission « Prospective » chargée de suivre l’évolution de la demande des utilisateurs et d’en étudier les répercussions sur la banque de données Urbamet et sur le site Urbamet.com.
Il anime aussi la commission « Promotion » qui travaille sur les différents documents à réaliser pour la présentation de la banque de données, et sur les calendriers de colloques ou congrès où Urbamet sera représenté. (Cf.3.2.3 : Rôle du comité éditorial pour la banque de données)

  • 1.2.4. Réunions Techniques d’information

Au moins une fois par an l’Association organise des réunions d’information techniques sur des sujets intéressants les membres. Les membres de l’Association sont invités à y participer afin de mettre à niveau leurs connaissances techniques.

  • 1.2.5 Promotion des produits de l’association

Le membre coproducteur, chaque fois qu’il le peut, participe ou organise des actions de promotion URBAMET avec l’accord du Bureau et si nécessaire, l’assistance de l’association.
L’Association élabore et met à la disposition des coproducteurs des notes d’information sur les améliorations techniques et les développements ainsi que différents supports de promotion tels que : plaquettes, affiches, brèves d’interrogation...

1.3. Conditions de cessation de coproduction

En cas de cessation de coproduction temporaire ou définitive, le membre coproducteur de la banque de données ou du site Urbamet.com est tenu de continuer à assurer l’accès aux documents primaires qu’il y a référencés : prêt aux membres ou consultation sur place pour les autres utilisateurs ou dépôt dans un centre coproducteur actif ou encore cession du document numérique

En cas de disparition ou de démission d’un organisme membre coproducteur, des modalités pratiques devront être étudiées : dépôt des documents indexés dans un centre coproducteur du réseau, ou suppression des références d’URBAMET. Le membre démissionnaire peut demander une copie des références qu’il a entrées dans la banque de données.

1.4. Obligation de réserve

Le coproducteur s’engage à ne faire aucune démarche, action, commercialisation de méthodologie, des techniques ou des produits d’URBAMET, notamment des thésaurus sans l’accord écrit du Bureau du Conseil d’administration.

2 – DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

2.1. Propriété des informations

Le coproducteur de données bibliographiques est propriétaire de ses propres apports.
L’association Urbamet dispose du droit d’utilisation des données contenues dans la banque de données Urbamet et dans le portail Urbamet.com.

2.2. Mention obligatoire

Lors de la diffusion des données extraites de la banque de données URBAMET, quel que soit le support sur lequel les données sont diffusées, l’utilisateur mentionnera obligatoirement sur chaque notice, l’origine des données de la manière suivante : « Copyright Urbamet »

Cf : Martin, Jean ; Prigent, Guillaume ; Vajou, Michel
« Marchés publics et droits de propriété intellectuelle. »
La Défense : Editions de la Dguhc, 2004. 185 p.

3 – COPRODUCTION DE LA BANQUE DE DONNÉES URBAMET

3.1. Les principes de la coproduction

  • 3.1.1. La sélection des informations

? Champs documentaires à couvrir
Le champ documentaire couvert par URBAMET défini dans les statuts de l’association est précisé par le Comité éditorial.
En conséquence, le membre coproducteur s’engage à couvrir les champs thématique et géographique définis au moment de son adhésion avec le coordonnateur, en fonction des champs déjà couverts par les autres membres coproducteurs, et suivant les recommandations de la Commission Partage des champs.

? Nature des informations à traiter

Principes de sélection :
Les documents sélectionnés doivent constituer un réel apport informatif, technique, méthodologique à l’ensemble des utilisateurs de la banque de données : professionnels de l’aménagement, décideurs, chercheurs, universitaires :
- soit au titre de la qualité de l’approche analytique, prospective, méthodologique, historique, comparative, etc ….
- soit au titre du type de démarche exposée : expérimentation, procédure financière, technique ou juridique,

Types d’information :
URBAMET est une banque de données multimédia. Les données à traiter sont :

  • ouvrages, rapports d’études ou de recherches, articles de périodiques, thèses ou mémoires, compte-rendus de congrès, communications diverses,
  • cartes ou plans. Les documents peuvent être sur support papier ou cd-rom, ou encore être des documents numériques.

Doivent être exclues de la sélection les informations éphémères telles que :

  • Articles de presse quotidienne ;
  • Rapports d’activités ;
  • Comptes-rendus de réunions ;
  • Publicités diverses ;
  • Réglementation à caractère provisoire ou ponctuel ;
  • Documents confidentiels ou non accessibles dans un centre de documentation membre.

? Priorité d’indexation :
Une fois définie la sélection des champs thématique, géographique ou d’éditeur avec le membre coordonnateur, le membre coproducteur indexe les documents en respectant la priorité suivante :
La production propre de l’organisme : études et rapports,
Les articles de périodiques dont le dépouillement lui a été affecté, pour suivre au plus près la date de parution du périodique,
La production d’autres organismes locaux,
Les autres types de documents : ouvrages, thèses, cartes, etc….

  • 3.1.2. Les critères de production dans la banque de données Urbamet

Pour répondre aux exigences de qualité souhaitées, le coproducteur doit respecter les principes de fonctionnement concernant : le volume de la coproduction annuelle, la qualité de l’indexation, l’accès au document primaire.

? Volume minimum
Les membres coproducteurs s’engagent à fournir un nombre minimum annuel d’informations équivalent à 50 références bibliographiques.

? Qualité du traitement de l’indexation
Le coproducteur doit respecter les recommandations du manuel d’indexation, et les langages contrôlés d’URBAMET (thésaurus et lexiques)

  • Forme  : les références, quel que soit le logiciel utilisé pour leurs saisie, doivent être complètes, lisibles, au format indiqué par le coproducteur, et exploitables pour le traitement informatique.
  • Contenu  : toute analyse de document doit comporter une indexation de qualité (descripteurs appartenant aux thésaurus URBAMET), et un résumé court et/ou long informatif et très explicite.
  • Le fonctionnement en alimentation répartie : il implique que l’indexation soit réalisée avec une "optique réseau" c’est à dire en fonction des besoins des différents centres et non pas uniquement des besoins spécifiques de l’organisme coproducteur. Cette attention est particulièrement spécifiée lors des sessions de formation.
  • Mises à jour des informations : le coproducteur doit veiller à la mise à jour des données qu’il a fournies en fonction du calendrier annuel d’exploitation.
  • Modalités pratiques de transmission des données : le coproducteur transmet régulièrement au coordonnateur, ses données :
    • la création des notices ;
    • les modifications de notices ;
    • les mises à jour de ses propres cotes de bibliothèque dans les documents déjà traités par les autres coproducteurs ;
    • les demandes de création pour les lexiques contrôlés (auteurs personnes morales et descripteurs géographiques, titres de périodiques…).
  • Il est demandé une régularité dans le traitement, notamment en ce qui concerne le traitement des périodiques, en vue de raccourcir les délais d’intégration dans les bases de données.
  • Pour la mise à jour des cotes, il est nécessaire de se conformer aux règles établies et au calendrier d’exploitation diffusé par l’administrateur.

? Les doublons
Le coproducteur s’engage à éviter les "doublons" en interrogeant URBAMET avant de procéder à l’indexation d’un document.
En cas de doublon, le coproducteur responsable du doublon s’engage à le signaler à son coordonnateur. C’est lui qui devra prendre en charge matériellement les opérations nécessaires à sa suppression.

  • 3.1.3. Accès aux documents primaires

Pour assurer l’accès au document primaire, le coproducteur s’engage :

? Pour le prêt :

  • à posséder et à conserver au moins un exemplaire de chaque document qu’il indexe dans URBAMET ;
  • à assurer une consultation de ces documents (permanence au minimum hebdomadaire) ;
  • à pratiquer le prêt entre bibliothèques pour les membres réseau et le prêt à l’INIST-Diffusion pour les utilisateurs extérieurs conformément à la convention signée entre l’association Urbamet et l’INIST-Diffusion.
  • Le coproducteur finance les coûts postaux pour l’envoi de ses documents, l’emprunteur finançant quant à lui, les coût postaux du retour.

? Pour le texte intégral :

  • à transférer au centre serveur via son coordonnateur, les documents numériques correspondant aux ouvrages qu’il a indexés et dont il a la propriété intellectuelle (rapports d’étude de son propre organisme, ou tout autre ouvrage dont l’auteur a autorisé la diffusion dans la banque de données Urbamet). Ainsi, l’accès au texte intégral peut être intégré directement dans la banque de données à partir de la notice bibliographique.
  • pour le format du document numérique et ses modes de transmission, se référer au Manuel d’indexation et de catalogage Urbamet, édition 2003.

3.2. Le fonctionnement de la banque de données URBAMET

Le fonctionnement de la banque de données repose sur les activités de coproduction des différentes catégories de membres, sur les activités des différentes commissions de travail et sur l’activité du centre serveur :

  • 3.2.1. Les activités de coproduction des différents membres

? Rôle des membres coordonnateurs
Ainsi que porté dans le §I.1, les membres coordonnateurs assistent les membres coproducteurs qui leur sont rattachés, dans leurs différentes taches de production. Ils sont leur relais auprès du centre serveur et du comité éditorial de l’association. De plus, ils participent aux travaux des différentes commissions de travail. Leur assistance peut porter sur les points suivants :

  • Assistance technique pour l’implantation de la banque de données Urbamet

Le coordonnateur peut, à la demande du coproducteur, l’aider à mettre Urbamet en place dans son organisme en participant :
- à des réunions de sensibilisation ;
- à l’organisation documentaire pour l’entrée des données ;
- en procurant la documentation technique nécessaire ;
- en assurant la formation complémentaire à la formation générale, adaptée aux besoins de l’organisme coproducteur.

  • Assistance au traitement documentaire des données dans la banque de données

Le coordonnateur assiste les membres coproducteurs :
- dans la sélection les documents à traiter ;
- dans la pratique et le respect des recommandations nécessaires à la qualité de la banque de données ;
- dans l’harmonisation du traitement des données entre les différents membres coproducteurs.

  • Saisie et introduction des données du coproducteur dans la banque de données

- Le coordonnateur peut proposer aux membres coproducteurs, le logiciel de saisie des données SATURNE développé spécifiquement pour Urbamet, maintenu, mis à jour et mis à disposition gratuitement par le Centre de Documentation de l’Urbanisme pour les membres coproducteurs qui le désirent.
- Le coordonnateur centralise régulièrement les données des membres coproducteurs qu’il coordonne, et les envoie au centre serveur en suivant le calendrier d’exploitation annuel.
- Il assure le contrôle et les corrections des données erronées et en informe le coproducteur.

  • Assistance à la recherche Le coordonnateur assiste les membres coproducteurs pour les aider à résoudre les difficultés éventuelles rencontrées lors de la recherche sur la banque de données.

? Rôle des membres coproducteurs (cf. .§1.1.)
Les membres coproducteurs s’engagent à respecter les principes de fonctionnement de la banque de données exposés au § 3.1. :
- sélection des documents à indexer en liaison avec leur centre coordonnateur,
- saisie des références soit à partir du logiciel Saturne proposé par le membre coordonnateur, soit à partir de leur propre logiciel documentaire.
Dans ce dernier cas, il doit s’assurer de la mise à jour de ses tables d’autorité conformément aux tables d’Urbamet. Puis il fait un export des données qu’il veut référencer dans la banque de données, au format spécifique déterminé avec le membre coordonnateur pour qu’il soit compatible avec le format Urbamet.
Enfin, il adresse ce fichier à son coordonnateur pour validation.
- accès aux documents primaires (prêt) qu’il a indexés et/ou envoi des documents numériques au centre serveur en liaison avec son coordonnateur.
- Suivi de la formation initiale assurée par le coordonnateur ou son représentant.

  • 3.2.2 Les commissions techniques (cf. .§ 1.2.)

Au moment de leur adhésion, les membres coproducteurs choisissent de participer à l’une ou l’autre des Commissions Techniques, les coordonnateurs quant à eux, participant de droit à toutes les commissions de la banque de données.
Ces commissions étudient les développements documentaires à apporter à la banque de données et soutiennent les compétences de ses membres pour assurer la cohérence documentaire de l’ensemble.
Leurs travaux portent notamment sur :
- la réalisation d’outils adaptés aux traitements documentaires (thésaurus, vocabulaires, manuels...) ;
- l’amélioration des méthodes du traitement documentaire, notamment le lien avec le texte intégral ;
- l’évolution du langage documentaire en fonction du développement des techniques, des besoins des coproducteurs et des accords de complémentarité avec d’autres banques de données,
la formation à l’indexation et à l’interrogation.

? La Commission Partage des champs et Périodiques
Elle fixe annuellement la répartition de l’indexation entre les membres coproducteurs : éditeurs, champ géographique, titres de périodiques, etc… Cette répartition varie en fonction des capacités de coproduction variable selon les membres.
Lors de son adhésion, chaque membre coproducteur s’engage à participer à la réunion annuelle de la Commission Partage des champs.

? La Commission Thésaurus
Elle traite les propositions de nouveaux descripteurs demandés au cours de l’année.
- Thésaurus matières  : Pour être retenu, chaque terme doit faire l’objet d’une définition et d’une proposition dans la hiérarchie du thésaurus matières. La commission se réunit au moins une fois par an.
- Thésaurus géographique : les insertions dans le thésaurus géographique se font régulièrement au fur et à mesure des nécessités de l’indexation, mais chaque coproducteur doit en informer son coordonnateur pour que les liens hiérarchiques soient intégrés dans le thésaurus géographique.
- Thésaurus Auteurs organismes : chaque demande doit expressément être faite auprès de la personne en charge de ce thésaurus au CDU pour assurer la cohérence des écritures dans ce thésaurus contrôlé.

? La Commission Formation – Indexation
Elle fixe les règles d’indexation, met à jour le manuel d’indexation, et détermine quel coordonnateur assurera les formations obligatoires à monter pour les nouveaux membres ou celles qui sont nécessaires aux coproducteurs existants pour maintenir le niveau de qualité demandé.
Lors de son adhésion, chaque membre coproducteur s’engage à participer à la session de formation assurée par son coordonnateur ou son délégué.

  • 3.2.3. Rôle du Comité éditorial URBAMET (cf. § 1.2.)

Pour la banque de données Urbamet, le comité éditorial définit en liaison avec l’administrateur et le centre serveur, les règles de coproduction et de participation à l’enrichissement de la banque de données.
Le comité éditorial fixe toutes les modalités pratiques concernant le traitement des données, et définit les programmes de développement à réaliser avant de les soumettre au bureau de l’association pour approbation.
L’administrateur met en œuvre les consignes fixées et assure le relais auprès des membres coordonnateurs et coproducteurs.

  • 3.2.4. Rôle de l’administrateur de la banque de données

L’administrateur de la banque de données assure l’interface générale de la banque de données avec le centre serveur.
Sous la responsabilité du comité éditorial, il réalise les cahiers des charges des développements, assure la gestion en coordination avec le centre serveur et les membres coordonnateurs, pilote ou délègue le pilotage des différentes commissions techniques. Il participe aux réunions de choix de logiciels, tant de saisie que de diffusion.

  • 3.2.5. Rôle du Centre serveur

Tous les travaux de traitement des données et de leurs exploitations sont réalisés par un serveur choisi par le Conseil d’administration (actuellement le Centre serveur du CETE Nord-Picardie) .
Tous ces travaux se font en liaison directe avec l’administrateur de la banque de données et dans les conditions suivantes :

? Calendrier des exploitations informatiques :
Un calendrier annuel est établi par le Centre serveur et l’administrateur de la banque de données. Après approbation du comité éditorial, l’administrateur en assure la diffusion auprès de tous les membres.

? Constitution de la banque de données :

  • Le Centre serveur reçoit tous les fichiers des membres coordonnateurs qui les ont rassemblés de leurs coproducteurs. Après vérification de la compatibilité de leurs formats (selon les différents logiciels de saisie cf. § 3.2.1), il assure leur versement dans une première banque de données dite « Alimentation ».
  • Suite à ce versement, le Centre serveur envoie des compte-rendus d’exploitation à chaque coordonnateur présentant les nouveaux termes créés et les erreurs manifestes.
  • Les coordonnateurs réalisent en ligne sur le serveur et dans la quinzaine, les modifications, corrections et suppressions nécessaires.
  • Cette « Alimentation » est basculée tous les quinze jours dans la banque dite de « Consultation », qui est accessible aux coproducteurs. C’est cette banque de « consultation » qui est ensuite diffusée.

? Diffusion et Exportations
Le Centre serveur donne accès à la banque de données :
- sur son serveur aux membres coordonnateurs ;
- sur l’Intranet du Ministère de l’Equipement ;
- sur Internet, pour un nombre limité d’années de publication.

Le Centre serveur réalise des exportations pour la diffusion :

  • de la banque de données sur le Web, via le serveur italien Nexus, aux côtés des banques de données européennes de l’association Urbandata,
  • de la banque de données sur le cd-rom Urbamet/Archires réalisé en partenariat avec les écoles d’architecture et le Ministère de la Culture,
  • du thésaurus Urbamet pour l’édition du cd-rom Thésaurus.
  • des tables d’autorité Urbamet pour leur introduction dans les logiciels documentaires spécifiques des membres coproducteurs, et dans le logiciel Saturne.

? Développements informatiques
En fonction des nouveaux besoins exprimés par le comité éditorial et des progrès des techniques de l’information, le centre serveur réalise les développements demandés : accès au texte intégral, améliorations des contrôles, etc….

? Fichiers spécifiques
Des fichiers propres aux organismes coproducteurs, complémentaires à URBAMET, peuvent être demandés au centre serveur sous couvert de l’administrateur. Dans ce cas, une convention particulière doit être établie directement entre le Centre serveur et l’organisme coproducteur. Cette convention fixera notamment les conditions et les tarifs offerts.

  • 3.2.6. - Documentation technique

Chaque organisme coproducteur reçoit un exemplaire de la totalité des outils documentaires nécessaires à sa production dans la banque de données au moment de son adhésion.

  • Manuel de catalogage, d’analyse et d’indexation, rédaction de résumés ;
  • Thésaurus matière sur cd-rom ;
  • Exercices d’indexation ;
  • Guide d’interrogation ;
  • Un cd-rom du logiciel Saturne (si le coproducteur le désire) avec son manuel d’utilisation.

Au fur et à mesure des développements, le coproducteur reçoit un exemplaire des mises à jour.

4 – COPRODUCTION DU SITE URBAMET .COM

? Rôle des membres coproducteurs du site Urbamet.com
Le membre coproducteur du site Urbamet.com soit prend en charge au moins une rubrique, soit fournit des informations de contenu ou techniques nécessaires au développement du site.

? Rôle de l’administrateur du site Urbamet.com
L’administrateur est en charge de la gestion, la mise à jour, du suivi des développements et des statistiques.
Il réalise les cahiers des charges, les études fonctionnelles et le référencement du site.
De plus, il assure la liaison avec le centre serveur.

? Rôle du centre serveur du CETE de Bordeaux
Le centre serveur du CETE de Bordeaux assure l’hébergement et l’accès au site Urbamet.com